מאיר פלג /פסח 2020

סוף עידן המשרד

המגיפה כבר דחפה מיליונים לעבוד מהבית. רבים מהם ככל הנראה יחזרו למשרד שונה בתכלית. אם נחזור, וחלק גדול אולי לא יחזרו ויהיו מובטלים, כולם יבחינו בהבדלים. אין מעביד שלא ינסה לעשות שינוי פיזי ופרקטי, לאורך כל מסלול הכניסה ועד לפינת או נקודת העבודה.

הכניסה לבניין תיפתח אוטומטית ללא מגע, במקום לחיצה על קומת יעד במעלית, מחוץ למעלית או בתוכה – יתכן ויהיו מקשי קירבה , אמירה, או אף שבב קירבה אישי לבחירת קומת יעד. שבב הקירבה יהיה חלק מצרור המפתחות, מקודד למעליות מסוימות אם יש צורך(גם אפשרות לתיחום גישה), ויהיה אישי ומתאים רק בקרבת המעליות המסוימות. טרם חשבו אולי על בעיית אורחים במבנה, אבל יש פתרונות אפשריים אלטרנטיביים גם לזה.

כשיגיע עובד לקומה בה הוא רגיל לעבוד, ימצא מרווחים גדולים יותר בין פינות העבודה, גם מאחר ומספר העובדים ירד, גם מאחר ואולי הגביהו מחיצות, גם אולי שהחליטו לבודד חדרים ולא כפינות עבודה במתחמי שטח פתוח.

באזורים משותפים כמו חדרי ישיבות ומטבחים, צפו לראות פחות כסאות ופרסום תיעוד של הפעם האחרונה שניקו אותם. ניקיון וחיטוי יהפכו לדרישות ניקיון בסיסיות.

אלה רק חלק קטן מהשינויים שתוכלו לראות. פחות מורגש במשרד לאחר הנגיף יהיה מדיניות ניקוי תכופה יותר, תכונות אנטי-מיקרוביאליות השזורות בבדים וחומרים, חיטוי עמוק יותר על ידי  קרינת  אור אולטרה סגול, מערכות אוורור מוגברות או אפילו תוספת של נורות לתאורת לילה מוגברת יותר בגלל מעבר לעבודה במשמרות  

כמובן, כל זה בהנחה שתחזור בכלל למשרד הישן שלך. מכיוון שווירוס הקורונה גובה מחיר רב בכלכלה והשפעה רבה על כוח העבודה, לרבים לא יהיו מקומות עבודה לחזור אליהם. חלקם שעדיין מועסקים יעבדו כעת באופן קבוע מהבית, וחלקם ישתנה מצבם בגלל שמעסיקים יבחרו לצמצם את חוזי השכירות שלהם או לחפש שטחי משרדים גמישים ולא חכירה ארוכת טווח. חללי עבודה לעולם לא יהיו כפי שהיו פעם, מכיוון שהם יהפכו מ"שולחנות חמים" וחללים קהילתיים, לאזורים פרטיים יותר סניטריים יותר, וחשוב מכל לזכור -  ופחות רווחיים . אכן צפוי כנראה גם משבר בענף הנדל"ן המסחרי בגלל השינוי בתרבות העבודה, בכפוף להרגלים חדשים שהנהלות ועובדים יאמצו לעצמם.

המשרד יהיה שונה. יבודה מהבית תהיה ההרגל החדש, תוך אמצעי בקרה מרכזיים אחרים ויחסי עובד מעביד מסוג חדש. צפויים גם הסכמי עבודה להיות מנוסחים מחדש וחוזי עבודה אישיים יהיו בסגנון אחר.

 יש טענות במאמרים לא מעטים כי שליש מהעבודה המשרדית ניתנת לביצוע מהבית, יחד עם מפגשים פיזיים לתיאומים או אף מפגשי וידאו מזדמנים או לפי צורך. וידאו קונפרנס יחליף את הפגישות, הנסיעות ואת הטיסות.

על פי  הסבירות שבה אנשים מתרגלים למצב חדש , הגיוני שחלק גדול מהעובדים בבית בזמן המגיפה , ישאפו להפוך זאת להרגל קבוע, יחד עם שינוי בהסכמי העבודה שיאפשר גמישות בשעות עבודה, על חשבון הארכת שעות עבודה ביממה.

 ברגע שהם עשו את זה, הם ירצו להמשיך . המעבידים עצמם גם סיגלו לעצמם תפיסת עבודה מהבית וראו כי זה אפשרי במקרים רבים. יתכן וזה יוצר מעמד גדול יותר של פרילנסרים לפרויקטים אד הוק, אם התהליך הזה יתפוס תאוצה. הספקנות תיעלם כי חברות רבות ראו שהדבר אפשרי, מכל משרד בבית, לייצר תפוקה סבירה. כל זאת כמובן ישפיע בצורה רצינית על שוק הנדלן למשרדים ועל עודפים גדולים. זה יביא בהמשך גם וכנראה להסבת חללי משרדים לקומות מגורים וכך יווצרו מבנים מעורבי שימוש למגורים בכמה קומות, משרדים בכמה קומות ושטחי מסחר בקומות התחתונות בדרך כלל. זו כבר תפיסה קיימת במקומות שונים בעולם.

מעבידים רבים ירצו ויצטרכו לקצץ בעלויות ולכן יאפשרו עבודה מהבית תוך שהם מפנים חלק מהחיסכון לטובת העלאות שכר לעובדים שמסכימים לעבוד בתפיסה החדשה. הפתרון הזה זול וטוב מאשר לפטר עובדים מיומנים ונאמנים לעבודתם. עובדים ירצו להחזיק במשרתם ופחות ופחות נראה את אלה המנתרים ממקום למקום בעבור תוספת זעירה או הטבה מסוג רכב . פקקי הבוקר והערב מסייעים לגישה זו.

  ההשקעה בציוד ובטכנולוגיות, כולל טכנולוגיות אבטחה מוגברות לצורך עבודה מהבית יתקזזו מהחיסכון בשטחי משרד מושכרים. חברות תהיינה מכונסות בשטחים קטנים יותר.

  חברות נתפסו "עם מכנסיים למטה", כי אלה שהייתה בהן כבר תפיסת העבודה האפשרית מהבית הסתגלו מהר יותר לכל סוג סגר.  מדיניות סדורה, נהלים ופרוצדורות עבודה מוכתבות הן הדרכים הבטוחות וההכרחיות כדי שמעבר כזה יצליח. שיטות חקר חדשות לבחינת פריון עבודה יווצרו תוך כדי עבודה, ושיטות בדיקת פריון ישנות , יצטרכו להשתנות. אבטחת מידע ופרטיות מוגברות תהיינה תחומי דעת חדשים.

 יש טענה וחשיבה על כך שעובדים יורשו לרכוש לעצמם ציוד נוח לטעמם לעבודה מהבית, ריהוט ומסכי מחשב, או כל פריט עיצובי שיוצר להם סביבה נעימה ואישית.

 בבית העובדים יוגדרו פינות חדשות, פינות יוסבו לעבודה מהבית ויוגדרו כך לכל בני הבית, עד כדי "איסור נגיעה" ...

    עבודה מהבית לא מתאימה לכולם. רבים ירצו לחזור, גם מהטעם שאינם רוצים לערב את הבית בענייני עבודה. השאלה היא רק איך כל ארגון מתאים עצמו לזמנים חדשים ותוך כמה זמן.

עם המשך משבר הבריאות הציבורית,  כנראה שיהיה צורך לשנות את שטחי המשרדים כדי שאנשים ירגישו בטוחים כשהם נמצאים שם. זה יכול להיות היפוך מגמת המשרד הפתוח .

 

במשך שנים, "כמות הפרטיות" שהוקצבה לכל אדם העובד במשרד פחתה בהתמדה, כאשר חברות מכל התחומים אימצו את תוכנית המשרדים הפתוחה בכל מקום - אם כי עד כדי תיעוב(לדעתי) לעתים קרובות. למעשה, פירוש הדבר היה חלל משרדים מגניב מאוד למראה בו תוכלו לראות רבים מהעמיתים לעבודה, אך לא היתה אלא הפרדה מועטה בינכם לבין חיידקי עמיתכם. לפני המשרד הפתוח, בעבר היו משרדים, או לפחות תאים שחילקו את החלל הגדול יותר, והעניקו לעובדים מראה של פרטיות. כיום התעטשות אחת משפיעה על חלל גדול. גם בגלל המיזוג המשותף הקומתי.

החשיבה של ריחוק חברתי עשויה להשפיע גם על סגנון עיצוב חדש למשרדים. סגנון המחיצות, גם אם הן שקופות, או חצי שקופות או אטומות לגובה מוגדר.

אנשים ירצו מירווח גדול יותר, בניגוד לתפיסה ארגונית של "אריזת" עובדים לחללים קטנים כדי לחסוך שטח. פרקטיקת הצפיפות תשתנה.   ההגדרות של מרווח פיזי רצוי לעובד  יעברו שינוי תקני.

זה יכול להיות יותר חללים פרטיים או משרדים אישיים עבור אנשים פרטיים, ויותר מרחק בין שולחנות העבודה. במקום מערכי שולחן המתייצבים זה מול זה או שנמצאים אחד ליד השני, אנו עשויים להיות ממוקמים לגב של עמיתנו, עם יותר מרחב בינינו. חדר ישיבות שמתאים בדרך כלל לעשרה אנשים יותאם לחמישה. אזורים קהילתיים לא יכילו כסאות ושולחנות לארוחות משותפות.   מרווחים, מרחקים, בטיחות משרדית – יקבלו הגדרות תקן חדשות. זה מקום להרבה עבודות אקדמיות, הרבה מחקרים לתארים מתקדמים. הרבה מאמרים יפורסמו בעיתונות מדעית רלוונטית, הרבה פרסים לפורצי הדרך בחשיבה יוענקו, ואולי אף מישהו יקבל להדליק משואת יום עצמאות בגין חשיבה מהפכנית לשיטה חשובה וחדשה לריחוק חברתי. לא הדרדרתי עד כדי פרס נובל בתחום, עדיין.

תוכנות מסוג אוטוקאד ואחרות יכלילו פריטי תכנון מובנים חדשים כדי לתת אפשרות להכללה מהירה בתכניות משרד. אנשי שיפוצים יועסקו לרוב(לפחות מקצוע אחד נותר עם דרישה גבוהה), ויווצרו תבניות פיזיות חדשות לאלמנטים מוכנים לבניה פנים משרדית, מחיצות מוגבהות עם מדפים מובנים, עם ארונות שקועים גב לגב, עם חיבורי חשמל וכל ציוד אלקטרוני אחר מוכן מראש.

דלפקי קבלת קהל יקבלו תכנון חדש, מחיצות פלסטיות מוגבהות להפרדה. תאי דואר נכנס ויוצא יתכן ויקבלו תאורה אולטרה סגול או קרינה אחרת לחיטוי , וכך גם יעברו תהליכי טיהור של כל דואר ארגוני...

 אמנם ייקח זמן לבצע את כל התכנון הארכיטקטוני החדש, והדבר יעשה במירווחי זמן בהתאם ליכולת ארגונים לקלוט ולממן את השינויים, אך אני זוכר תקופת עבודה שלי בבתי זיקוק עם שיטות עבודה , שולחנות עבודה מפח מזמן המנדט הבריטי, ואפילו קרדקס...(מערך רישום מלאי ידני, במקרה האמור מלאי של 70000 פריטים). אפילו שיטות העבודה דאז נשמרו מזמן הבריטים, אף התקיימה משרה של מעביר דואר בין שולחנות הפקידים. זמן זה שם המשחק, אבל שינוי מגיע.

 

 האם יכול להיות שנגיע במשרדים לנתיבי הליכה חד סיטריים בלבד? כדי שלא לפגוש אף אחד פנים אל פנים?

  היא הגישה      "Six Feet Office"      הגישה החדשה המתוארת כבר במאמרים המעניינת.   זו גישה שעיקרה הרחקת אנשים זה מזה.   

THE 6 FEET OFFICE CONCEPT CONSISTS OF SIX ELEMENTS:

• 1. 6 Feet Quick Scan: A concise but thorough analysis of the current working environment in the field of virus safety and any other opportunities for improvement.

• 2. 6 Feet Rules: A set of simple and clear workable agreements and rules of conduct that put the safety of everyone first.

• 3. 6 Feet Routing: A visually displayed and unique routing for each office, making traffic flows completely safe.

• 4. 6 Feet Workstation: An adapted and fully equipped workplace at which the user can work safely.

• 5. 6 Feet Facility: A trained employee who advises on and operationally ensures an optimally functioning and safe facility environment.

• 6. 6 Feet Certificate: A certificate stating that measures have been taken to implement a virus-safe working environment.

 

 זו מדיניות שכבר נבחנת בחברות, ואחת הדוגמאות המעניינות היא כמו חברת

  . Cushman & Wakefield

 

 

חברות ניהול מבני משרדים מתחילות להתארגן לסוג חדש של ניקיון, פעילויות תכופות, יתכן אף אוורור מסוג אחר שדורש התאמות רבות והתקני סינון וטיהור אויר משרדי. יתכן ופיתוח אמצעים מהירים לטיהור משטחים , או מתקני טיהור אויר זעירים ושולחניים יתרבו בקרוב מאד ויותאמו גם לספיקה גבוהה.

 

 מאמץ נקיון זה יכול לכלול כל דבר, כל דבר החל מכפתורי הפעלה , מתגי תאורה, משטחי שולחנות, אפילו מכונות קפה משרדיות. יתכנו גם הפעלת תאורות לילה מיוחדות לטיהור משטחים וחדרים, אפילו הפעלת מטהרי אויר ענקיים להפעלה בלילות. יתכן ןמאמצי טיהור במשרד יהיו כמו בבתי חולים כיום.

  טכנולוגיות רובוטיות במשרד ושימוש בטכנולוגיות קול יחליפו מגעים פיזיים. משרד חכם בו יאמרו "הדלק אור" ולא יגעו במפסק יכנסו למשרדים אט אט. עבודה במשמרות או בזמן גמיש מאד תהפוך לשגרתית כדי להצטופף פחות במשרדים.

 "זמן גמיש" יהיה המודל החדש בהסכמי עבודה ויותאם לשיטות עבודה חדשות, וכך גם ייווצרו מקצועות חדשים ליצירת, הדרכת, והפנמת התהליכים החדשים.

מישהו מעוניין ביועץ? נא להתקשר למחבר המאמר...

בהדרגה מאד ארוכה יחזרו המופעים החברתיים אך ישתדלו להפיק זאת בממדים קטנים יותר וצפופים פחות, לפחות בשנים הקרובות. כל תרבות העלויות לכך תשתנה, למרות הלחצים.

 

לגבי שטחי משרד והביקוש יש שתי מגמות עתידיות צפויות הפוכות זו מזו, ורק הזמן יקבע מי מהן תשרוד ותשפיע.

אם רבים יעברו לעבוד מהבית – יצטרכו פחות שטחי משרד. מאידך – אם יוחלט להגדיל את המרווח החברתי – יתכן וזה יקזז את הירידה בצורך בשטחי משרד.

גישה זו עשויה גם להשפיע על אולמות תרבות , בהגדלת מרווח שורות וכסאות, פועל יוצא להקטנת מספר נוכחים באולם, הגדלת מספר מופעים והתאמת שכר אמנים למצב החדש. הפחתת מחיר למופע, אך הגדלת הכנסות האמנים כתוצאה מריבוי הופעות. בתקווה זה יביא לשיפור ההופעות ורמתן כי ביקורת רעה כבר תשטיח את עקומת הביקוש למופעים נוספים.

 ככל שהחלל האישי יורחק זה מזה, יירבו טכניקות סיעור המוחות, מרחוק. גם מומחי ידע יתחילו להופיע בתחום של עידוד השיטה, הוראתה, והנחייתה בארגונים.

 מוקדם לדעת אם חברות ישכרו פחות מקום ויעבירו עובדים לעבודה מהבית, או בתורנות נוכחות או משמרות וזמן גמיש. בכל מקרה יצטרכו לתת את הדעת לתחושת בטחון של מרחק חברתי הגיוני . אין לדעת מתי תגבר "רוח העדר" וההשפעה החברתית על רצון הנהלות לחסוך.

  יתכן ושתי המגמות תקזזנה זו את זו.

  

 

 

מומחים אומרים כי בהחלט תתרחש האצת המגמות הקיימות בתחום הנדל"ן המשרדי, כולל התרחקות משכירות מסורתיות של 10 שנים לתקופות קצרות יותר, או איתור שטחים גמישים עבור עמיתים לעבודה. עם זאת, אופי חוזי השכירות המשרדים  ישתנה בוודאות כמעט ברורה, אפילו ציוד משרדי וריהוט יהיה מסוגים חדשים, עם אמצעי שליטה מרחוק במשאבים, ממש "משרד חכם" כמו "בית חכם", ויהיה זה שולחן משרדי חכם. הכל ישפיע על חוזים חדשים או חוזים שיצליחו ארגונים לפתוח במשא ומתן.

  יתקיים דיון רחב האם נדרשים חדרי ישבות גדולים, והאם בכלל נחוץ דיון המוני או ראוי שיתקיימו הדיונים בקבוצות עבודה זעירות במרווחי בריאות (בטיחות, סבירות, חברתיות).

הווירוס ישפיע על כל תחומי החיים, ועל הבחירה האישית במקום עבודה הגיוני השומר על בריאות העובד. עובד חדש סביר שיבחן את סביבת העבודה במשרד כמרכיב חשוב בהחלטה אם לבחור במשרה.

  יצטרכו לתת את הדעת על מרחב חברתי ומרחב אישי בצורה חדשה ובלי להיות מובך או להביך את האחר. מי שישרוד בתעשיית חללי עבודה יהיו אלה שיאפשרו גמישות גם במבנה עצמו ובטכניקות ההפרדה הגמישות.

  כיום סובלות כל חברות חללי העבודה בירידת השימוש , במיוחד של לקוחות קטנים. בעתיד יסבלו גם מהקטנת שטחים של שוכרים גדולים. סביר שיהיו גם שטחי משרד גדולים פנויים כבר בקרוב. שוכרים רבים יעברו לביתם.

  החברות הגדולות ששכרו שטחים גדולים בחללי עבודה, סביר שיהיו אצלם לא מעט פיטורים או העברת עובדים לפעילות מהבית. לכן יוקטנו שטחי השכירות, בדיוק כמו שיקרה גם בקניונים, הקטנת שטחי שוכרים מסיבות דומות. סביר שיקטן מספר הנכנסים לקניונים הסגורים, לפחות בשנה הראשונה לאחר היציאה מהסגר.

מערכות יחסים ישתנו, כבר השתנו.

  תתעורר חשיבה מחודשת על הסיכונים המתהווים במשרד כתוצאה מחיטוי בחומרים כימיים שונים, ויהיו מחקרים רבים על הסיכונים וטווח שעות שאסור להיות נוכח במשרד לאחר טיהור השטח.

המדיניות החדשה תגדיר פחות מפגשים אקראיים ויותר עבודה בצוותים קטנים עם גיבוי לקבוצות עבודה, למקרה שחלה הדבקה בתוך קבוצה. ארגונים יעדיפו עובדים ורסטיליים ככל שאפשר כדי לתת מקסימום סיכוי לגיבוי.

 

בתחילת החזרה לכשירות יעדיפו חברות חללי עבודה גמישים ככל שאפשר ולא חוזים ארוכי טווח כדי שתהיה להם מקסימום הגמישות בהגדלה והקטנה של שטחים. השטחים יצטרכו להיות מוכנים למידת פרטיות נדרשת. המרחב יראה אחרת ויתפקד אחרת. המרחב התעסוקתי יהיה יותר פתוח ויותר בטוח. גם מקצועות חדשים ייווצרו (אפילו יועצים לזמן החדש, כותבי נהלי עבודה חדשים, יעוץ אבטחה ופרטיות שיהיה לא פחות חשוב מהעיסוק באבטחה בעבר , ועוד). סביר לחשוב שאיקאה כבר שוקדת עם מתכנניה על תכנון משרדי בית קומפקטיים , והם ימכרו משרדים כמו לגו. משרדים יורכבו ממודולים פרקטיים בדיוק לפי הצורך בעידן שאחרי הקורונה, כולל מחיצות לפי צורך, הכל בהרכבה עצמית מהירה.

הכי חשוב יהיה בתחום היכולת הארגונית לחשיבה גמישה כוללת ונכונות לקבל יעוץ מבחוץ כדי להגביר פריון בנסיבות החדשות. כל זאת  כשיש עדיין אי וודאות מבחינה כלכלית ומבחינה בריאותית ובטיחותית .

 עידן חדש, משרד חדש, אוירה חדשה, ריחוק חברתי מבחינה פיזית, מרות אולי שמירה על קירבה פסיכולוגית.

לא ברור מה יקרה עם החיבוק...